Arbeidsavtale: hva loven krever at den inneholder

En arbeidsavtale er mer enn en formalitet — den er dokumentasjonen begge parter må lene seg på hvis det oppstår uenighet om lønn, stilling, arbeidstid eller andre vilkår. Arbeidsmiljøloven kapittel 14 stiller konkrete minstekrav til hva avtalen skal inneholde, og som arbeidsgiver har du plikt til å sørge for at avtalen foreligger skriftlig og er komplett.

Plikten til skriftlig avtale

Alle arbeidsforhold skal ha en skriftlig arbeidsavtale, uavhengig av om ansettelsen er fast eller midlertidig, heltid eller deltid. Arbeidsgiver har ansvar for at avtalen utarbeides, og loven setter en frist for når avtalen senest skal foreligge etter at arbeidsforholdet har startet. Ved kortvarige arbeidsforhold eller arbeidsforhold under en viss varighet gjelder til dels egne, kortere frister — sjekk gjeldende regler i loven ved slike ansettelser.

Hva avtalen som minimum skal inneholde

Loven lister opp en rekke opplysninger som skal fremgå av avtalen, enten direkte i teksten eller ved henvisning til lov, forskrift eller tariffavtale som regulerer forholdet. Sentrale punkter omfatter blant annet:

• Partenes identitet, samt arbeidsplassen eller hovedarbeidsstedet.
• Tittel, stilling eller arbeidets art og kategori.
• Tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse, og forventet varighet ved midlertidig ansettelse.
• Eventuell prøvetid, lengde og vilkår.
• Rett til ferie og feriepenger, og reglene for fastsettelse av ferietid.
• Oppsigelsesfrister for begge parter.
• Lønn, andre ytelser og utbetalingsmåte og -tidspunkt.
• Lengde og plassering av den avtalte daglige og ukentlige arbeidstiden.
• Lengde på pauser.
• Avtale om særlig arbeidstidsordning, dersom aktuelt.
• Opplysninger om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet.

Denne listen er ikke uttømmende, og du bør alltid kontrollere gjeldende lovtekst for å sikre at avtalen er fullstendig — kravene har blitt utvidet flere ganger de siste årene, blant annet som følge av EU-regler om forutsigbare arbeidsvilkår.

Prøvetid og midlertidig ansettelse

Ønsker arbeidsgiver å avtale prøvetid, må dette fremgå uttrykkelig av avtalen, inkludert lengden på prøvetiden og den kortere oppsigelsesfristen som eventuelt gjelder i denne perioden. Tilsvarende må grunnlaget for en midlertidig ansettelse fremgå tydelig av avtalen — loven stiller egne vilkår for når midlertidig ansettelse lovlig kan avtales.

Endringer i arbeidsforholdet

Endres vilkårene i arbeidsforholdet — for eksempel lønn, arbeidstid eller stilling — skal endringen tas inn i avtalen eller dokumenteres skriftlig så snart som mulig, og senest innen fristen loven setter. Dette gjelder også når endringen skyldes ny lov, forskrift eller tariffavtale som gjør at tidligere opplysninger i avtalen ikke lenger stemmer.

En mangelfull arbeidsavtale er sjelden ugyldig i seg selv, men den svekker arbeidsgivers stilling i en eventuell tvist om hva som faktisk er avtalt.

Konsekvenser av mangelfulle avtaler

Manglende eller ufullstendig skriftlig avtale fritar ikke arbeidstakeren fra sine plikter, men kan gi arbeidstaker et krav om at arbeidsgiver oppfyller pliktene loven stiller, og kan i noen tilfeller gi grunnlag for erstatning dersom arbeidstaker er påført et tap som følge av mangelen. For arbeidsgiver er en ryddig og fullstendig arbeidsavtale først og fremst god risikostyring — den reduserer sannsynligheten for tvister og gjør det enklere å håndtere uenighet når den oppstår.

Vår anbefaling

Bruk en oppdatert mal som er gjennomgått juridisk, og oppdater malen når regelverket endres. Sørg for rutiner som sikrer at avtalen signeres før eller ved oppstart, og at endringer i arbeidsforholdet dokumenteres fortløpende.